Le défi
DC Technics (De Craene Technics) est une entreprise de Wortegem-Petegem spécialisée dans les solutions énergétiques intelligentes. L'entreprise installe des panneaux solaires, des systèmes de batteries domestiques et des stations de recharge pour véhicules électriques depuis plus de 16 ans.
DC Technics envoie quotidiennement plusieurs techniciens sur la route avec leurs camionnettes. "Nos techniciens reçoivent une indemnité kilométrique qui varie selon qu'ils sont conducteurs ou passagers.", explique Mieke Camerlinckx, le point de contact administratif de l'entreprise. Calculer correctement l'indemnité kilométrique était un défi administratif mensuel.
Chez DC-Technics, la conduite est courtoise mais un manque d'attention peut vite arriver. Les techniciens sont eux-mêmes responsables des amendes pour excès de vitesse. "Cependant, nous ne savons pas toujours qui conduisait à ce moment-là, ce qui rend difficile l'attribution des amendes à la bonne personne", ajoute Mieke.
La journée de travail des techniciens commence généralement à l'arrivée chez le premier client et se termine chez le dernier client, mais parfois plus tôt ou plus tard s'ils chargent les camionnettes le matin ou les déchargent le soir. "Les techniciens nous communiquent leurs heures de travail. Dans le passé, nous avons malheureusement constaté qu'un employé déclarait plus d'heures que celles effectivement travaillées," raconte Mieke.
La Solution
Début 2023, DC Technics a opté pour le dispositif BlackBox de ProDongle avec identification et enregistrement heures de travail via les iButtons.
Avec les iButtons noirs, les employés enregistrent au début de chaque trajet d'abord le conducteur puis le passager. "De cette manière, nous savons qui sont le conducteur et le passager pendant le trajet, nous connaissons les kilomètres parcourus et nous pouvons déterminer l'indemnité de mobilité correcte," précise Mieke.
Maintenant que DC Technics sait toujours qui conduisait en cas d'infraction de vitesse, l'amende peut facilement être attribuée à la personne qui était le conducteur à ce moment-là.
Les iButtons rouges sont utilisés pour enregistrer le début et la fin du temps de travail. Les techniciens badgent avec l'iButton rouge à l'arrivée sur le premier chantier pour enregistrer le début du temps de travail et au départ du dernier chantier, la fin du temps de travail. "Ainsi, nous pouvons toujours vérifier exactement combien d'heures nos techniciens ont travaillé et cet enregistrement est clair pour tout le monde, ce qui permet d'éviter les anomalies," explique la responsable administrative.
Un avantage supplémentaire est que DC Technics peut voir par écrit avec l'enregistrement trajets ProDongle combien de temps les techniciens ont passé chez le client. "Si des questions se posent de la part des clients concernant les heures facturées, nous pouvons prouver objectivement les heures travaillées et éviter les discussions inutiles," ajoute Mieke.
Avec ProDongle géolocalisation, DC Technics voit d'un clic sur la carte où se trouvent les techniciens. "Avant, nous les appelions pour leur demander où ils étaient pour éventuellement planifier une mission supplémentaire ce jour-là, mais ce n'est plus nécessaire maintenant," dit Mieke.
"Grâce à ProDongle, nous constatons une grande amélioration en termes d'administration du personnel," conclut Mieke. Il n'y a plus de malentendus sur les heures travaillées, l'indemnité de mobilité est simple à déterminer et les amendes de circulation sont attribuées sans problème au technicien responsable.
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