Die Herausforderung
Das IT-Unternehmen Optios bietet eine All-in-One-Lösung für Friseur- und Schönheitssalons. Dank ihrer Software können Friseure & Kosmetikerinnen in Belgien, den Niederlanden und Luxemburg effizienter arbeiten.
Insbesondere die Kilometererfassung stellte für Optios eine Herausforderung dar. "Unser wachsendes Verkaufsteam ist ständig unterwegs, um Kontakt mit neuen Kunden aufzunehmen.", sagt Gilles Cornelis, Mitbegründer von Optios. "Schon bald benötigten wir ein gutes Track & Trace-System, um den Überblick zu behalten."
"Laut unserer Richtlinie dürfen Mitarbeiter nicht mehr als 1.000 private Kilometer pro Monat mit dem Firmenwagen fahren.“, sagt Gilles. „Dies manuell für jeden Mitarbeiter zu messen, ist praktisch unmöglich, also mussten wir eine Alternative finden."
Verspätete Ankünfte bei Kunden und lange, zeitaufwendige Meetings waren ebenfalls Herausforderungen, die Optios angehen wollte.
Nicht zuletzt wollte Optios auch mögliche Diebstähle verhindern. "Vor etwa sechs Monaten wurde das Auto eines Vertriebsmitarbeiters in Amsterdam gestohlen.", sagt Gilles. "Ohne ein Track & Trace-System hätte uns das ein Vermögen gekostet."
Die Lösung
2016 entschied sich Optios für den Plug & Play tracker von ProDongle.
Dieses Gerät wird in den OBD-Anschluss jedes Fahrzeugs eingesteckt und sendet nach der Aktivierung sofort alle Daten an die Online-Anwendung, wo man alles verfolgen kann.
"Dank der Software von ProDongle haben wir jetzt einen klaren Einblick in die Art der gefahrenen Kilometer.", sagt Gilles. "So können wir auf einen Blick sehen, wie viele Arbeits- und Privatkilometer jeder Mitarbeiter täglich fährt. Mit diesem Überwachungsmechanismus werden unsere Fahrer keine übermäßigen Privatkilometer mehr fahren, was unsere Kosten unter Kontrolle hält."
Die ProDongle-Anwendung stellt sicher, dass Wohnort, fester Arbeitsplatz und Geschäftsstandorte automatisch erkannt werden. "Jede Fahrt wird so automatisch als Geschäfts-, Privat- oder Pendelfahrt eingestuft.", fährt Gilles fort. "Das ist superpraktisch. Indem Kunden Standorten zugeordnet werden, können unsere Geschäftskilometer für die Abrechnung, Budgetkontrolle oder Nachkalkulation weiter nach Kunden aufgeschlüsselt werden."
Optios nutzt auch ProDongles Track & Trace-System, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter immer pünktlich beim Kunden ankommen und die Dauer der Meetings unter Kontrolle zu halten. "Über das Fahrtenregistrierungssystem können wir genau sehen, wann unser Vertriebsmitarbeiter beim Kunden ankommt und wann er wieder abreist.", bemerkt Gilles. "Langfristig wollen wir effizienter arbeiten und einen besseren Service bieten."
Schließlich gibt es den größten Geldsparfaktor Diebstahlschutz. "Nach dem Diebstahl unseres Fahrzeugs in Amsterdam konnten wir es über das Track & Trace-System von ProDongle finden.", schließt Gilles. "Man denkt: Die Chance auf Diebstahl ist praktisch nicht vorhanden, bis es einem passiert. Ich kann mir den finanziellen Kater nicht vorstellen, den wir gehabt hätten, wenn wir dieses Auto nicht gefunden hätten. Lang lebe ProDongle!"
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