De uitdaging
Het IT-bedrijf Optios biedt een alles-in-één-oplossing voor kapsalons & schoonheidssalons. Dankzij hun software kunnen kappers & schoonheidsspecialisten in de BENELUX efficiënter werken.
Vooral de kilometerregistratie vormde een uitdaging voor Optios. “Ons groeiend salesteam is voortdurend op de baan om contact te leggen met nieuwe klanten.”, zegt Gilles Cornelis, co-founder bij Optios. “We hadden vrij snel nood aan een goed track & trace systeem om alles goed op te volgen.”
“Volgens onze policy mogen medewerkers maandelijks niet meer dan 1000 privékilometers doen met de bedrijfswagen.”, vertelt Gilles. “Dit manueel meten voor elke medewerker is praktisch onmogelijk, dus moesten we een alternatief zoeken.”
Ook het laattijdig arriveren bij klanten en de lange, tijdrovende meetings waren challenges die Optios wilde aanpakken.
Last but not least wou Optios ook mogelijke diefstallen voorkomen. “Een goede 6 maand geleden werd een wagen van een sales rep gestolen in Amsterdam.”, zegt Gilles. “Zonder een track & trace systeem had dit ons ons een fortuin gekost.”
De oplossing
In 2016 koos Optios voor de Plug & Play tracker van ProDongle.
Dit apparaat wordt ingebracht in de OBD-poort van elk voertuig en stuurt na activatie meteen alle data door naar de online applicatie waarin je alles kan volgen.
“Dankzij de software van ProDongle hebben we nu een duidelijk inzicht in het type van afgelegde kilometers.”, vertelt Gilles. “Zo zien we in één oogopslag het aantal werk -en privé kilometers die elke medewerker dagelijks aflegt. Met dit controlemechanisme zullen onze bestuurders geen excessieve privékilometers meer doen, wat onze kosten onder controle houdt.”
De applicatie van ProDongle zorgt ervoor dat de woonplaats, vaste werkplaats en zakelijke locaties automatisch herkend worden. “Elke rit wordt zo automatisch gekwalificeerd als zakelijk, privé of woon-werk.”, vertelt Gilles verder. “Dit is super praktisch. Door klanten te linken aan locaties kunnen onze zakelijke kilometers verder worden opgesplist per klant voor facturatie, budgetcontrole of na-calculatie.”
Verder gebruikt Optios het track & trace systeem van ProDongle om erop toe te zien dat hun medewerkers steeds tijdig aankomen bij de klant, alsook om de lengte van meetings onder controle te houden. “Via de rittenregistratie zien we perfect wanneer onze sales rep aankomt bij de klant en terug vertrekt.”, merkt Gilles op. “Op termijn willen we zo efficiënter werken en een betere service leveren.”
Tot slot is er de grootste money-saver anti-diefstal. “Na de diefstal van ons voertuig in Amsterdam konden we via het track & trace systeem van ProDongle de wagen terugvinden.”, besluit Gilles. “Je denkt: de kans op diefstal is praktisch onbestaand, totdat het je overkomt. Ik mag niet denken aan de financiële kater die we zouden opgelopen hebben wanneer we die wagen niet hadden teruggevonden. Lang leve ProDongle!”
Gebruikte oplossingen:
Wil je ook een compleet product zonder verrassingen?
- Eenvoudig in gebruik
- Pan-Europese werking met professionele kaarten
- Onbeperkt aantal posities, kms & gebruikers
- Helpdesk, software & kaart updates inbegrepen
- Toegankelijk via elke PC, smartphone en tablet
- Eigen software, integratie via API mogelijk